Порядок расположения документов в личном деле студента

Порядок расположения документов в личном деле работника – СИЗ, нормы, инструкции

Порядок расположения документов в личном деле студента

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки). Требования к оформлению личного дела сотрудника Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров. 5.

Отдел кадров: – использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными; – обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность; – располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

6. Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.
7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником. 8.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Документ «личное дело работника»: особенности ведения

  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

  • Личное дело: что это такое и зачем вести
  • На кого оформлять
  • Кто обладает допуском к делам
  • Предоставление дел правоохранительным органам
  • Оформление личного дела
  • Что должно быть в личном деле сотрудника
  • Образцы и бланки документов для личного дела
  • Порядок ведения дел
  • Журнал регистрации: как вести
  • Электронное личное дело
  • Как поступать с делами уволенных сотрудников
  • Заключение

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Порядок ведения личных дел в 2017 году

Важно Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Источник: http://s-help.ru/poryadok-raspolozheniya-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Как правильно вести личное дело сотрудника?

Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение? Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия?

Личное дело работника

Для чего нужно личное дело – чтобы в распоряжении кадровой службы всегда находилась необходимая информация о сотруднике.

В такое своего рода «досье» собраны документы, которые содержат персональные данные, учет трудовой деятельности, начиная с приема на работу, перемещений, награждений, взысканий вплоть до увольнения с работы.

Личными делами персонала занимается кадровая служба, а в небольших организациях назначают сотрудника, ответственного за такого рода документацию.

Обычно личное дело заводят на каждого работника, ведь это удобно – иметь единый источник сведений о человеке. Но обязательным ведение личных дел является лишь для государственных служащих.

В остальных случаях необходимость рабочего «досье» и порядок его ведения регулируют локальные нормативные акты, изданные руководством.

Практика показала, что на предприятиях есть такие категории сотрудников, на кого обязательно следует заводить личные дела. 

Обычно это руководящий состав, начальники отделов и подразделений, главные специалисты, материально ответственные лица и работники, которые зачислены в кадровый резерв и претендуют на повышение в должности.

Личное дело – чем регламентируется?

Порядок кадрового делопроизводства, включая не только личное дело, но и личную карточку сотрудника, а также трудовой договор и прочие документы, для государственных организаций регламентируется специальными законами.

А вот для остальных предприятий и компаний целесообразно разработать и утвердить свое положение или инструкцию по ведению кадровой документации.

Заводя личное дело, кадровик должен знать несколько важных факторов:

  1. конкретные категории персонала, на которые обязательно заводить «досье»;
  2. какие именно документы будут подшиты в личное дело;
  3. каков порядок ведения и хранения документации и кто ответственен за это;
  4. правила ознакомления сотрудников с документами личного дела.

В том случае, когда человек работает по совместительству, но его должность предусматривает наличие личного дела, то его следует завести.

Внешнему совместителю полагается новое личное дело, а документация на внутреннего совместителя добавляется в уже имеющуюся папку.

Как формируется личное дело

Рабочее «досье» удобнее всего вести, используя папки-скоросшиватели. Начинают его оформлять после того, как издан приказ на сотрудника о приеме на работу.

Что обычно включают в папку «Личное дело»:

  • автобиографию сотрудника либо его анкету, резюме;
  • характеристику работника с прежнего места работы или рекомендательные письма;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор или контракт;
  • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
  • копию документа, который удостоверяет личность сотрудника;
  • копии свидетельства о браке и рождении детей;
  • копии документов об образовании или наличии специальных знаний;
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • копии документов о награждении или наложении взыскания;
  • аттестационные листы;
  • должностные инструкции;
  • свидетельства, дипломы, списки изобретений, научных трудов;
  • копии документов воинского учета.

Для удобства ведения личного дела в папку вкладывают опись с перечнем всех документов. Располагают документацию в хронологическом порядке: с момента приема, добавляя в процессе работы различные приказы и выписки из них, справки и заявления.

На обложке личного дела сотрудника указывают его порядковый номер – вверху справа, посередине обложки пишется наименование структурного подразделения и предприятия.

Ниже идет заголовок «Личное дело №…» (номер дублируется тот, что указан в правом верхнем углу).

Ниже этой надписи пишут инициалы работника, а справа в нижнем углу обложки следует указать дату начала и окончания дела, срок его хранения и количество листов.

Источник: http://rossiz.ru/poryadok-raspolozheniya-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

О ведении личных дел обучающихся, приказ минобразования республики коми от 25 ноября 2008 года №315

Порядок расположения документов в личном деле студента

В целях приведения личных дел обучающихся государственных образовательных учреждений начального профессионального и среднего профессионального образования, организационно-методическое руководство, координацию и контроль за деятельностью которых осуществляет Министерство образования Республики Коми, к единым требованиям по организации хранения и ведения приказываю:

1. Утвердить:

1.1. Состав документов личного дела обучающихся и общие требования к оформлению личных дел обучающихся (приложения N 1 и N 2).

1.2. Формы обложки личного дела обучающихся, формы описи документов, находящихся в личном деле, форму карточки-заместителя личных дел обучающихся и форму журнала учета личных дел обучающихся (приложения N 3, N 4, N 5, N 6).

2. Директорам государственных образовательных учреждений профессионального образования в срок до 20.12.2008:

2.1. Назначить ответственных лиц за ведение и организацию хранения личных дел обучающихся.

2.2. Привести личные дела обучающихся в соответствие с утвержденными формами и составом документов.

2.3. Организовать хранение личных дел обучающихся в закрываемых шкафах, учет личных дел по установленной журнальной форме, выдачу личных дел для работы с использованием карточки-заместителя личных дел обучающихся.

3. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела профессионального образования С.В.Сурину.

4. Срок снятия с контроля 31 января 2009 года.

И.о. министраС.КОЗЛОВ

Приложение N 1. СОСТАВ И ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНЫХ ДЕЛАХ ОБУЧАЮЩИХСЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО, КООРДИНАЦИЮ И КОНТРОЛЬ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТ ..

Приложение N 1к ПриказуМинистерства образования Республики Коми от 25 ноября 2008 года N 315

1. Опись документов, имеющихся в личном деле обучающихся.

2. Заявление о приеме в УПО по установленной форме.

3. Подлинник документа об образовании.

4. Выписка из приказа о зачислении в состав обучающихся.

5. Справка о составе семьи.

6. Медицинская справка.

7. Копия документа, удостоверяющего личность (паспорта или свидетельства о рождении).

8. Документы, по которым обучающийся претендует на льготы.

9. Четыре фотографии 3 x 4.

10. Копия медицинского полиса, страхового свидетельства, свидетельства ИНН.

11. Следующие документы включаются в личное дело по хронологии в период обучения в УПО.

12. Выписки из приказов о переводе с курса на курс.

13. Выписка из приказа об отчислении из УПО в связи с окончанием обучения.

14. Иные документы, относящиеся к обучению, жизни и деятельности обучающегося в период обучения.

15. Копия диплома и приложения к диплому по окончании данного УПО.

Примечание: 1. Копия документа об образовании подшивается в личное дело после окончания обучения при выдаче подлинника документа обучающемуся.

2. Копии документов заверяются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, реквизит 26; удостоверяется печатью.

Состав и порядок расположения документов в личных делах обучающихся из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей

1. Опись документов, имеющихся в личном деле обучающихся.

2. Заявление о приеме в УПО по установленной форме.

3. Подлинник документа об образовании.

4. Выписка из приказа о зачислении в состав обучающихся.

5. Приказ из общеобразовательного учреждения о направлении на учебу в УНПО.

6. Направление Министерства образования РК.

7. Свидетельство о рождении и его копия, соответствующе заверенная. Копия паспорта.

8. Медицинская справка.

9. Решение суда о лишении родительских прав родителей.

10. Свидетельство о смерти родителей.

11. Заявление об отказе от ребенка.

12. Решение суда о взыскании элементов.

13. Подробные сведения о родственниках и их местонахождении.

14. Арматурная карта.

15. Путевка на устройство воспитанника в государственное учреждение.

16. Постановление о закреплении жилой площади.

17. Справка о наличии лицевого счета.

18. Сберегательная книжка.

19. Психолого-педагогическая характеристика на выпускника детского дома.

20. Гарантийное письмо из детского дома об организации летнего отдыха.

21. Приписное свидетельство для юноши.

22. Акты приема-передачи личного дела или документов из личного дела.

23. Копия медицинского полиса, страхового свидетельства, свидетельства ИНН.

24. Следующие документы включаются в личное дело по хронологии в период обучения в УПО.

25. Выписки из приказов о переводе с курса на курс.

26. Выписка из приказа об отчислении из УПО в связи с окончанием обучения.

27. Иные документы, относящиеся к обучению, жизни и деятельности обучающегося в период обучения.

28. Копия диплома и приложения к диплому по окончании данного УПО.

Приложение N 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ

Приложение N 2к Приказу

Министерства образования Республики Коми от 25 ноября 2008 года N 315

1. На каждого обучающегося заводится отдельное личное дело. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел обучающихся УПО.

2. Личное дело обучающегося формируется в твердую обложку.

3. На первом развороте обложки личного дела имеется конверт для фотографий обучающегося.

4. Документы в личное дело подшиваются в папку-скоросшиватель. Манжетка с усиками скоросшивателя располагается в обратном направлении для удобства подшивки документов в порядке хронологии (поступления).

5. Подлинник документа об образовании, представляемый при поступлении в УПО, вкладывается в файл с перфорацией и располагается в личном деле согласно установленному порядку.

6. Первым документом, включенным в состав личного дела обучающегося, является внутренняя опись (остальные документы располагаются в установленном порядке).

7. В текущем делопроизводстве личные дела обучающихся хранятся в отдельном несгораемом и закрывающемся на ключ шкафу.

8. По окончании обучения личные дела обучающихся сдаются по описи в архив УПО. Срок хранения в архиве – 75 лет.

9. Личные дела обучающихся и журнал учета личных дел обучающихся вносятся в номенклатуру дел УПО.

Приложение N 3

Приложение N 3к ПриказуМинистерства образования Республики Коми от 25 ноября 2008 года N 315

___________________________________________________________________________

Министерство образования Республики Коми

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ N 13 г. Инты

ЛИЧНОЕ ДЕЛО ОБУЧАЮЩЕГОСЯ N __________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(заголовок дела – фамилия, имя, отчество)

Начато: __________________

Окончено: ________________

Кол-во листов ____________

Срок хранения: 75 лет, ЭПК

Приложение N 4. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ

Приложение N 4к ПриказуМинистерства образования Республики Коми от 25 ноября 2008 года N 315

Лицевая сторона

N __________

___________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество обучающегося

N
п/п

Наименование вида документа;
дата и номер документа

Дата направления

документа

в дело

К-во
листов

Дата
изъятия
документа

Причина
изъятия

1

2

3

4

5

6

Оборотная сторона

┌══════════════════════‰ ┌═══════════════════════‰ ┌══════════════════════‰
│Личное дело ││Личное дело ││Личное дело │
│сформировано ││проверено ││окончено │
│││││││”___” _______ 200__ г.│ │”___” ________ 200__ г.│ │”___” _______ 200__ г.│

││││││

│____________________ ││_____________________ ││____________________ │
││││││
└══════════════════════…└═══════════════════════…└══════════════════════…

Приложение N 5

к ПриказуМинистерства образования Республики Коми от 25 ноября 2008 года N 315

Министерство образования Республики КомиГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ N 13 г. Инты

КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЛИЧНОГО ДЕЛА ОБУЧАЮЩЕГОСЯ

Личное
дело N

Дата
выдачи

Ф.И.О. работника, получившего личное

дело

Роспись работника в

получении

Дата и роспись ответственного работника,

подтверждающего возврат

личного дела

Примечание: карточка-заместитель оформляется на твердой основе (картоне или плотной бумаге).

Приложение N 6. ЖУРНАЛ УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ

Приложение N 6к Приказу

Министерства образования Республики Коми от 25 ноября 2008 года N 315

Обложка журнала

N ___________

Государственного образовательного учреждения

начального профессионального образования

профессиональный лицей N 13 г. Инты

(полное наименование УПО)

Начато: __________________

Окончено: ________________

Кол-во листов ____________

Срок хранения: 75 лет, ЭПК

Образец формы записи

N
п/п

Ф.И.О.
обучающегося

N личного

дела

Дата
формирования
личного дела
или его
поступления

Дата передачи
личного дела в архив УПО или в

другое УПО

Подпись ответственного

работника

1

2

3

4

5

6

Примечание: листы журнала пронумеровываются и прошнуровываются, на развороте обложки записывается удостоверяющая запись.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/446141989

Секреты права
Добавить комментарий