Директор не успел на самолет подотчет

Если работник потратил свои деньги

Директор не успел на самолет подотчет

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию.

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: «Леночка, я тут купил для работы «…», стоит «…» руб., оформи все это дело и выдай мне деньги».

Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:

1. Где была сделана покупка?

2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке?

3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются  постфактум (самая распространенная точка зрения). Расходы подотчетного лица компенсируются согласно авансовому отчету с приложенными оправдательными документами.

Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода.

2. Поскольку расходы компенсируются после из совершения, деньги под отчет не выдаются, подотчетное лицо отсутствует. Поэтому авансовый отчет не составляется. Для отражения расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (который однако не корреспондирует по Плану счетов с дебетом счетов 20,23, 25, 26, 44) или счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами».

Действие по договору поручения

Давайте немного подробнее обсудим вторую точку зрения, которая поддерживается нормами гражданского законодательства. Работник делает покупку, рассчитывая, что приобретенным товаром сам пользоваться не будет, а передаст его организации. Также он предполагает, что организация ему возместит произведенные расходы.

Действия сотрудника совпадают по смыслу с действиями поверенного по договору поручения (ст.971 ГК): одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.

Оформление документов

Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов:

1. Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год.

В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов.

Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Налоговые «итоги»

Источник: //pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/esli-rabotnik-potratil-svoi-dengi/

Нарушения сроков авансового отчета

Директор не успел на самолет подотчет

Нормальной практикой на предприятиях является выдача сотрудникам денежных средств для их расходования на нужды предприятия. Сотрудник в этом случае становится подотчетным лицом, которое несет ответственность за траты, и по их итогам составляет авансовый отчет. Такой же отчет составляется не только по результатам траты выданных финансовых средств, но и после командировки.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Авансовый отчет относится к первичным документам бухгалтерского учета. Он предоставляется в единственном экземпляре и является комбинированным документом, так как обобщает всю информацию о потраченных финансах, а также служит основанием для внесения их в состав производственных затрат предприятия.

Особенности составления авансовых отчетов

Ранее авансовый отчет составлялся подотчетным лицом по унифицированной форме АО-1. В 2013 году это требование упразднили, и теперь форма подачи авансового отчета является свободной. В случае, если в организации используется собственная форма для составления авансового отчета, она закрепляется в учетной политике предприятия.

Сегодня всё больше компаний составляют и обрабатывают авансовые отчёты в специализированных бизнес-приложениях. Это позволяет им полностью навести порядок в бизнес-процессе, сделать его комфортным для сотрудников и прозрачным для руководителя. По итогу, используя такое бизнес-приложение компании начинают экономить до 50% времени до 40% расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Строгим требованием к подаче авансового отчета является срок. Это три дня с момента возвращения подотчетного сотрудника из командировки (дата возвращения определяется по путевому листу автомобиля либо проездным документам) либо от срока, утвержденного в приказе руководителя организации.

Сотрудник заполняет форму, указывая в ней размер полученных на расходы средств, фактически потраченную сумму, а также остаток либо перерасход. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдывающие траты документы.

Это могут быть товарно-кассовые чеки, квитанции об оплате, бланки строгой отчетности, накладные и другие документы, которые способны оправдать обоснованность расходов на нужды предприятия.

Сотрудник использует оригиналы этих документов, в них обязательно должны быть указаны полные реквизиты продавца товара/поставщика услуги, сумма покупки, список наименований со стоимостью каждого из них.

Документы низкого качества, например, кассовые чеки, необходимо сканировать или копировать и прилагать к отчету, так как обозначенная на них важная для отчета информация может быть утрачена со временем. В приложении Hamilton Авансовый отчёт прикреплять эти документы можно прямо в онлайн режиме с любого мобильного устройства в виде фто или сканов.

Проверка авансового отчета производится бухгалтером. Сроки этой проверки устанавливаются в учетной политике организации.

По результатам проверки документ визирует руководитель организации, после чего с сотрудником производится окончательный расчет.

Этот расчет подразумевает либо возврат неизрасходованных средств в бюджет организации по приходно-кассовым ордерам, либо компенсацию подотчетному лицу перерасхода средств – по расходно-кассовым ордерам.

Контролирующие органы, в частности, налоговая инспекция, говорят о необходимости закрепления в учетной политике организации списка лиц, которым средства могут выдаваться под отчет, а также сроки составления ими авансовых отчетов. Предоставление подотчетному лицу новых сумм на расходы организации происходит только после погашения им предыдущих долгов и закрытия всех отчетных документов.

Какие существуют нарушения при составлении авансовых отчетов?

При проведении аудита предприятия налоговый инспектор может обратить внимание на различные ошибки, допущенные в документации. Наиболее распространенными являются:

  • ошибки при составлении авансового отчета либо отсутствие оправдательных документов;
  • неправильно составленная или отсутствующая служебная записка на подотчетную сумму;
  • выдача нового подотчета при незакрытом действующем;
  • нарушение установленного лимита на подотчетные суммы средств;
  • отсутствие в учетной политике организации требования к срокам сдачи авансовых отчетов;
  • ошибки при составлении заявления на выдачу подотчетных средств (например, неполная информация от подотчетного лица);
  • неправильно составленные или приложенные документы-основания для выдачи подотчета.

Существуют и другие ошибки, которые выявляются достаточно часто и влекут за собой разные последствия вплоть до наложения штрафов.

Чтобы предотвратить любого рода нарушения при составлении авансового отчета, руководитель организации и бухгалтер должны быть уверены в правильном составлении требований к авансовым отчетам в учетной политике организации.

Также часто ошибки выявляются в приказе руководителя и заявлении подотчетного лица, требуется проверять наличие необходимых документов-оснований, а после – подтверждающих документов к авансовому отчету. Все расходы должны быть оправданы соответствующими документами.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета в бухгалтерский отдел

Ситуация, когда требуемый документ появляется в бухгалтерии позже установленной в приказе руководителя даты, нередка. Нарушение сроков сдачи авансового отчета чревато для предприятия несколькими сложностями:

  • нарушение правил ведения кассовых операций;
  • исключение потраченной суммы из расчетов налоговой базы по налогу на прибыль;
  • начисление налога на доходы физических лиц на сумму, не подтвержденную авансовым отчетом.

Нарушения при расчете налогооблагаемой базы может вызывать некоторые проблемы у руководителя организации и бухгалтерского отдела. Тогда как нарушение правил ведения кассовых операций не является серьезной сложностью, однако при выявлении такой ошибки аудиторы всё же могут сделать замечание.

Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, руководству организации и бухгалтеру необходимо довести до сведения подотчетных сотрудников правила и сроки подачи авансовых отчетов, а также регулярно напоминать о необходимости сдачи отчета своевременно.

В целом нарушения сроков подачи данного документа являются скорее проблемой внутренней дисциплины организации, нежели нарушением строгих налоговых и бухгалтерских норм и правил.

Источник: //hamiltonapps.ru/narushenija-srokov-avansovogo-otcheta/

Подотчетные суммы: как избежать доначислений

Директор не успел на самолет подотчет

Из-за недочетов в документах подотчетных проверяющие часто снимают расходы и требуют уплаты налогов и взносов. Обратите внимание на четыре важных пункта в работе с подотчетными документами. Тогда проверяющим не к чему будет придраться.

Идеальные документы от подотчетных лиц – это редкость. А инспекторы и фонды часто придираются к любым неточностям. Но сохранить расходы и избежать доначислений по подотчетным суммам все же можно.

1. Верните сотруднику подотчетные документы

Сотрудник должен подтвердить, на что он потратил подотчетные суммы. Для этого он прикладывает к авансовому отчету билеты, чеки и другую первичку. Инспекторы доначислят НДФЛ, если в бумагах ошибки. Например, в товарных чеках нет даты, подписи кассира, четкого названия товара. А судьи поддерживают налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Если в бумагах по подотчетным суммам обнаружились ошибки, верните их сотруднику. Он должен потребовать у продавца исправить недочеты.

На практике это не всегда возможно. Например, если продавец из другого города, то туда за бумагами не поедешь. Поэтому если расходы возмещены, безопаснее удержать НДФЛ с выданных подотчетных сумм.

2. Проверьте посадочный талон подотчетного

Расходы на авиаперелет подтверждают электронный билет и посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187).

Если подотчетник зарегистрировался через интернет, он может распечатать талон с сайта авиакомпании. Это тоже подтверждает расходы.

Но опрошенные нами налоговики считают, что такого недостаточно, так как не ясно, попал ли подотчетник на рейс. Поэтому на проверках требуют талон с отметками аэропорта.

Безопаснее просить у подотчетных лиц, чтобы они получали посадочные талоны в аэропорту. Если подотчетное лицо не брало талон, можно получить справку от перевозчика. Правда, она платная, в среднем стоит 500 рублей.

Кстати, расходы на авиабилет обоснованны, даже если сотрудник опоздал. Но не исключены споры с инспекторами.

Расходы на билеты можно списать только после их фактического использования. Такие траты подтверждает посадочный талон. Работник не успел на рейс, а значит, талона у него не будет.

В то же время изначально организация купила билет для служебной поездки, а сотрудник опоздал на самолет не по своей вине. Для этого можно обратиться к перевозчику и попросить составить письмо, подтверждающее факт и причину задержки автобуса.

Если запастись таким документом, то можно обосновать расходы.

3. Удержите налог со стоимости страховки подотчетного лица

Перевозчики навязывают пассажирам добровольную страховку. По мнению Минфина, раз страховка необязательная, с ее стоимости надо удержать НДФЛ (письмо от 13.11.2014 № 03-03-06/1/57298). А фонды требуют взносы.

Сообщите подотчетным лицам, что от полиса они могут отказаться. Если компания все же решила возместить расходы, то безопаснее удержать НДФЛ и начислить взносы. Иначе не исключены споры.

Доказать, что страховка – это часть командировочных расходов подотчетного, удается лишь в суде (постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.05.2011 № А56-36252/2010, АС Поволжского округа от 20.10.2015 № Ф06-2083/2015).

  • Какие доводы помогут отменить страховые взносы на подотчетные суммы

4. Оплачивайте гостиницу для подотчетного сотрудника от имени компании

Инспекторы снимают расходы на гостиницы, если отель не зарегистрирован в ЕГРЮЛ. Правда, не ясно, как проверить это заранее, ведь не известно, где остановится сотрудник.

Безопаснее бронировать и оплачивать номера в гостиницах от имени компании. Если подотчетники принесли проблемные бумаги, защитить расходы получится в суде.

Что еще проверить в документах подотчетных лиц

 Билет на поезд. Если питание подотчетника выделено в нем отдельной строкой, Минфин запрещает списывать его стоимость (письмо от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). По таким услугам рискованно принимать НДС к вычету.

 Билет на самолет. НДС в нем записан одной суммой, хотя он состоит из разных ставок. Внутренние перевозки облагаются по ставке 10%, а услуги аэропорта – 18%. Можно заявить к вычету ту сумму, которая выделена. А пересчитывать ее по разным ставкам не требуется.

 Чеки такси. В квитанциях или чеках на такси должны быть все обязательные реквизиты: номер и серия квитанции, наименование перевозчика, Ф.И.О. водителя, стоимость услуг прописью и т. п. Иначе списать расходы не получится (письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621).

 Счета гостиницы. Минфин запрещает списывать дополнительные услуги гостиницы – глажку белья, интернет, сейф (письмо от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Защитить такие траты на подотчетное лицо удается лишь в суде (постановление ФАС Центрального округа от 23.10.2013 № А54-5835/2012).

Источник: //www.gazeta-unp.ru/articles/50941-sqe-16-m4-podotchetnye-summy-kak-ispravit-vse-nedochety-v-dokumentah-i-izbejat-donachisleniy

Секреты права
Добавить комментарий