Акт списания испорченной трудовой книжки образец

Списание и ликвидация трудовых книжек

Акт списания испорченной трудовой книжки образец
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Трудовые книжки (далее ТК) должны заполняться уполномоченным лицом. Наличие в них ошибок, исправлений или недостоверной информации недопустимо.

Испорченный документ подлежит уничтожению. При этом ТК относятся к бланкам строгой отчётности, поэтому их списание и ликвидация должны осуществляться на законных основаниях и в определённом порядке.

В каких случаях осуществляется списание трудовых книжек?

В процессе заполнения ТК сотрудник, ответственный за её ведение, может совершить ошибку. Испорченные бланки обязательно должны быть списаны и уничтожены соответствующим образом.

Ликвидация трудовых книжек необходима в перечисленных ниже ситуациях:

  • если документ перестал быть востребованным;
  • если бланк потерял актуальность;
  • если в ТК имеются ошибки либо недостоверная информация;
  • если документ был испорчен в результате чрезвычайного происшествия (например, при пожаре в организации).

После увольнения сотрудник должен вернуться за своей трудовой. Если по какой-либо причине он не может сделать это самостоятельно, документ способны забрать его законные представители.

В некоторых случаях гражданин и его близкие так и не приходят за ТК, поэтому она передаётся на хранение в архив, где обязана находиться в течение 50 лет. Уничтожение допускается лишь по истечении данного срока.

Заполнение трудовых старого образца не приветствуется, особенно если речь идёт о формах бланка, потерявших юридическую силу. В такой ситуации руководитель обязан завести сотруднику новую ТК и перенести в неё информацию из старого образца. Бланки, потерявшие актуальность, подлежат уничтожению.

Как списать трудовую книжку?

Первоначально руководство фирмы издаёт приказ в свободной форме о создании специальной инвентаризационной комиссии. В её состав входят главный бухгалтер и сам руководитель. Кроме этого, членами комиссии могут быть юрист, работающий в данной компании, и другие специалисты.

Назначенная комиссия должна провести инвентаризацию предоставленных ТК. Испорченные или невостребованные бланки подлежат выдаче по описи, имеющей форму № ИНВ-16.

Сотрудник, ответственный за оформление ТК, составляет соответствующий акт о списании испорченной трудовой книжки.

Данный документ не имеет стандартной формы, но обязуется содержать в себе перечисленные сведения:

  • наименование документа;
  • дату оформления;
  • название организации;
  • количество ТК, подлежащих уничтожению;
  • планируемую дату ликвидации;
  • серию и номер каждой трудовой;
  • причину ликвидации;
  • стоимость каждой списываемой ТК;
  • должности и ФИО сотрудников, ответственных за ликвидационный процесс;
  • персональные подписи каждого члена комиссии, ответственной за уничтожение ТК.

Уничтожением ТК может заниматься сама компания или специализированная организация за определённое вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать сотрудники, ответственные за списание ТК. Документы обычно шредируют, разрезают ножницами либо сжигают.

Акт о списании, заполненный и заверенный подписями ликвидационной комиссии, должен быть дополнен номером испорченной или неактуальной ТК, вырезанным перед уничтожением. После завершения процедуры списания информация о ней должна быть занесена в соответствующую приходно-расходную книгу.

Особенности списания при наличии чрезвычайной ситуации

Если ТК были испорчены или утеряны при пожаре, наводнении или ином ЧП, случившемся в организации, руководство первоначально должно зафиксировать масштаб происшествия.

С этой целью требуется получить от МЧС или коммунальных служб соответствующую справку, подтверждающую факт наличия ЧП и нанесённого им ущерба.

Сотрудник не пришёл за ТК, что делать?

Работник уволился из организации, но так и не пришёл за своей ТК? Не стоит спешить избавиться от документа, потому как законодательство обязывает руководителей хранить данные бланки в архиве на протяжении 50 лет.

В такой ситуации первоначально следует попытаться связаться с бывшим сотрудником или его родственниками.

Если связь потеряна, но у вас имеется адрес проживания лица, ТК может быть отправлена по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учёте

Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге. Кроме этого, сведения о списании подлежат отражению в бухгалтерской документации.

Законодательство РФ не предусматривает чётких требований на этот счёт, поэтому бухгалтер организации может руководствоваться представленными ниже рекомендациями.

Операция отражается в отчётной документации следующим образом:

  • Дт 10, Кт 60 (инвентаризация бланков ТК);
  • Дт 19, Кт 60 (указание величины НДС);
  • Дт 68, Кт 19 (принятие налогового сбора к вычету);
  • Дт 006 (забалансовый учёт ТК);
  • Кт 006 (процесс списания испорченных либо неактуальных ТК с забалансового учёта).

Новые трудовые, оформленные после уничтожения старых бланков, а также дополняющие их вкладыши подлежат учёту и соответствующему заполнению. Сотрудник, ответственный за выполнение данной работы, выбирается и назначается по распоряжению руководства компании. Заполнять бланк ТК иное лицо не должно.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/spisanie-i-likvidaciya-trudovyx-knizhek/

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете – СИЗ, нормы, инструкции

Акт списания испорченной трудовой книжки образец

Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и стаже сотрудника, является трудовая книжка. Как правило, принимая на работу новичка, еще не имеющего опыта работы, покупку для него трудового бланка организация берет на себя. Попробуем разобраться, какие трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах бухучета столь ценного приобретения.

Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила).

Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и кадровый.

В первом случае речь идет об отражении покупки бланков документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек сотрудникам или их порчи. Как раз на этом виде учета мы и остановимся поподробнее.

Разберемся со счетами

Продажа трудовых книжек для фирмы не является основным видом деятельности. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (утвержден приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н), работодатели «запасаются» ими на договорной основе за плату.

Поставщиком подобных бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным объединением. В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы».

По той же причине их выдача работникам учитывается не с участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).

За плату или даром?

Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам работодателя на ее приобретение.

Кстати, применять ККТ в этом случае не нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк, а возмещает собственные траты.

Подобное утверждение содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.

Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению.

Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п.

1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).

Однако существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не имеет права взимать плату за выдачу бланков, а именно:

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, как то: экологических и техногенных катастрофах, стихийных бедствиях, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах (п. 34 Правил);

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил);

– при порче бланка не по вине работника (п. 48 Правил).

Пример

ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50 бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС – 18 руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 6 августа 2007 г.

на работу была принята Ю.В. Мельниченко, которая ранее нигде не работала. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк.

В бухучете операции будут отражены следующим образом:

1 августа 2007 г. :

Дебет 10-6   Кредит 60

– 5000 руб. (100 руб. x 50 шт.) – получено 50 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;

Дебет 19  Кредит 60

– 900 руб. (18 руб. х 50) – учтен НДС, предъявленный продавцом;

Дебет 006

– 50 руб. (50 шт. x 1 руб.) – оприходовано 50 бланков трудовой книжки;

Дебет 60 Кредит 51

– 5900 руб. – оплачены полученные бланки;

Дебет 68 Кредит 19

– 900 руб. – предъявлен к вычету НДС.

6 августа 2007 г. :

Дебет 91-2 Кредит 10-6

– 200 руб. – списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;

Кредит 006

– 2 руб. – списаны испорченный кадровиком и выданный сотруднику бланки;

Дебет 73 Кредит 91-1

– 118 руб. – возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 91-1

– 118 руб. – начислено возмещение стоимости испорченного бланка;

Дебет 91-2 Кредит 68

– 36 руб. (200 руб. x 18%) – начислен НДС с возмещения стоимости;

Дебет 70 Кредит 73

– 118 руб. – удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

– 118 руб. – удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадровика.

Бланки любят счет

Еще одна непосредственная обязанность бухгалтера, связанная с трудовыми книжками, – ведение приходно-расходной книги по учету бланков (п. 41 Правил), форма которой приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В данную книгу следует вносить информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом необходимо в обязательном порядке указывать серию и номер каждого бланка.

Страницы приходно-расходной книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, после чего регистр заверяется подписью руководителя компании, скрепляется сургучной печатью или опломбируется.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/uchet-trudovyh-knizhek-praktichskie-rekomendacii

Списание и ликвидация трудовых книжек

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 доб. 184 (Москва)

+7 (812) 426-14-07 доб. 431 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Трудовые книжки (далее ТК) должны заполняться уполномоченным лицом. Наличие в них ошибок, исправлений или недостоверной информации недопустимо.

Испорченный документ подлежит уничтожению. При этом ТК относятся к бланкам строгой отчётности, поэтому их списание и ликвидация должны осуществляться на законных основаниях и в определённом порядке.

Акт на списание трудовых книжек (образец) – Предприятие Инфо

Акт списания испорченной трудовой книжки образец

Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя – предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек. Такое требование установлено в п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.

В каких случаях можно списать трудовые книжки?

Акт на списание трудовых книжек составляют в таких случаях:

  • если с годами бланки трудовых книжек потеряли должный вид;
  • при неаккуратном заполнении новых книжек сотрудниками отдела кадров;
  • вследствие порчи документов под воздействием сырости в помещении;
  • вследствие порчи в результате неаккуратного обращения;
  • при порче вследствие природных катастроф (наводнений, землетрясений и пр.);
  • при порче от техногенных катастроф и аварийных ситуаций.

Как происходит списание?

Для уничтожения бланков строгой отчетности руководство организации должно создать специальную комиссию.

Основная задача комиссии – подтверждение правомерности списания трудовых книжек и факта их уничтожения.

Состав комиссии не утвержден на законодательном уровне, поэтому руководитель компании имеет право самостоятельно определять ее участников. Это могут быть бухгалтеры, юристы или иные специалисты.

Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению, а затем присутствуют при самой процедуре уничтожения. Проведенная процедура подтверждается заполнением и подписанием всеми членами комиссии акта на уничтожение и акта на списание трудовых книжек, образец которого можно найти далее.

К акту в качестве доказательств можно приложить подлинные номера трудовых книжек, вырезанные из списанных бланков.

Акт списания трудовых книжек

Форма данного акта не утверждена действующим законодательством, поэтому чаще всего его составляют в произвольной форме. Акт печатают на листах формата А4 в двух экземплярах. При отсутствии бланков можно написать его от руки. В документе необходимо указать такую информацию:

  • название организации;
  • название самого документа;
  • дату составления;
  • количество списанных трудовых книжек, их серии и номера, а также причины списания каждой из них;
  • состав комиссии;
  • подпись каждого участника комиссии.

Документ в обязательном порядке заверяют печатью организации. Он должен храниться не менее 5 лет.

Проводки по списанию трудовых книжек

Проведенная процедура должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого составляют проводки по списанию трудовых книжек. Для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006. На нем отображается различное имущество, которое временно находится в организации (к примеру, на хранении или на правах аренды). Метод двойной записи на данном счете отсутствует.

Рассмотрим основные проводки по списанию трудовых книжек:

  • Дт 10 Кт 60 – организация оприходовала бланки приобретенных трудовых книжек;
  • Дт 19 Кт 60 – отражен НДС;
  • Дт 68 Кт 19 – налог принят к вычету;
  • Дт 006 – трудовые книжки приняты к забалансовому учету;
  • Кт 006 – списание документов с забалансового счета после их уничтожения.

Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа

Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.

Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.

Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

Списание трудовых книжек

Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно.

Причинами списания, в частности, могут быть:

  • порча бланка трудовой книжки;
  • порча вкладыша в трудовую книжку.

Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.

Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.

Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению.

Порядок списания:

Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.

Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.

Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.

Порядок уничтожения:

Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

  • аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
  • разрезан на несколько частей ножницами вручную;
  • сожжен;
  • при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.

Проводки по списанию трудовых книжек

Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.

Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.

При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:

  • Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);
  • Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
  • Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);
  • Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Источник: https://gyroscooter-72.ru/nalogi/akt-na-spisanie-trudovyh-knizhek-obrazets.html

Причины списания трудовых книжек образец

Акт списания испорченной трудовой книжки образец

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф. Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом.

А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора.

Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Акт на списание трудовых книжек. образец

Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) — паспорта и документа об образовании.

При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков.

Оплата производится через кассу организации, либо стоимость бланка удерживается из заработной платы работника.

Удержание стоимости бланка из заработной платы работника возможно только по его письменному заявлению. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

Как списать трудовые книжки

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут: — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек. Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации.

Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Примечание.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.

Списание трудовых книжек: особенности процедуры

Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.
Списание трудовых книжек Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем

Составьте приказ на бланке организации о создании ликвидационной комиссии бланков строгой отчетности. Заверьте приказ подписью руководителя и печатью предприятия. Укажите всех членов ликвидационной комиссии в акте списания с описанием занимаемых ими должностей на предприятии.

Важно

Составьте приказ о назначении ответственных лиц за списание. Укажите ответственных лиц за списание и заверьте акт их подписями на основании п.2 ст.9 закона России №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете». Заверьте акт печатью организации. 4 Подшейте к составленному акту чистые бланки трудовых книжек.

Внесите в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей запись о списании соответствующей трудовой книжки, согласно постановлению №69 Министерства труда РФ от 10 октября 2003 года.

Образец акта о списании бланков трудовых книжек

Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.

Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников.

Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».

Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых.

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

Все составляют данный акт от руки и произвольно. Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка. Скачать образец Акта на списание трудовых книжек.

  • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
  • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/03/prichiny-spisaniya-trudovyh-knizhek-obrazets/

Как списать испорченный бланк трудовой книжки

Акт списания испорченной трудовой книжки образец

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

Комиссияподтверждаетнепригодностьперечисленных выше бланков к дальнейшемуиспользованиюпоназначениюипредлагает уничтожить их путем сожжения. Председатель комиссии:подписьИ.О. Фамилия Члены комиссии:подписьИ.О.

  • Акт о списании материалов на текущий ремонт Бухгалтерские и финансовые документы → Акт о списании материалов на текущий ремонт … «» 20 г. акт о списании материалов на текущий ремонт № от «» 20 г. комиссия в составе: председателя и членов…

  • Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а) Документы делопроизводства предприятия → Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а) документ «акт о списании автотранспортных средств (унифицированная форма n ос-4а)» в формате excel вы можете получить по ссылке «ск…
  • Бухгалтерские и финансовые документы Бухгалтерские и финансовые документы
  • Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел Документы делопроизводства предприятия → Образец.

    Акт о выделении к уничтожению документов и дел (наименование предприятия) утверждаю акт наименование должности «» 20 г.

→ Бланки → Акт → Акт о списании трудовых книжек Тематика документа: Акт Файл текстовой версии: 2,6 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Утверждаю Наименование должности руководителя предприятия подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Акт N 0 00 месяца 0000 годанаименование нас.

Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще.

Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении. Списание трудовых книжек Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:

  1. Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
  2. Название документа.
  3. Номер, который присвоили данному документу.
  4. Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.
  5. Перечисление должностей, ФИО и членов комиссии.
  6. Временной интервал, за который накопились испорченные трудовые книжки, или дата, когда они были испорчены, если это случилось в определенный день.
  7. Причины, по которым книжки подверглись порче.
  8. Количество бланков и вкладышей к ним, их номера.
  9. Способ, которым были уничтожены трудовые книжки.
  10. Подписи членов комиссии.

Некоторым организациям удобнее оформлять список испорченных трудовых книжек в виде таблицы, куда вписывают номера документов и причины их порчи.

Важно! Можно написать акт от руки, но для большей читаемости рекомендуется использовать машинописный вариант. Компаниям, где списывают и уничтожают трудовые часто, удобнее использовать бланк.

С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом.

А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора.

Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).

Если документ перестал быть востребованным

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью.

В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.

  • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
  • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
    1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
    2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}
    • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов.
    • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер.

    С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

    Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

    Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

    Источник: https://palez.ru/spisat-isporchennyy-blank-trudovoy-knizhki/

    Секреты права
    Добавить комментарий